AERIUS-berekening voor een evenement of festival

Evenementen zijn binnen het stikstofdossier een categorie apart. Er staat geen gebouw, er wordt niets blijvends veranderd, en toch kan een festival op één weekend meer stikstof neerleggen dan een verbouwing van drie maanden. Dat komt door één post die bij een bouwproject nauwelijks speelt en hier veruit de grootste is: het bezoekersverkeer.

Heeft uw evenement een stikstofberekening nodig?

Dat is de eerste vraag, en het antwoord is niet altijd ja. Doorslaggevend zijn de afstand tot het dichtstbijzijnde Natura 2000-gebied en wat het bevoegd gezag vraagt bij de evenementenvergunning. In de praktijk komen we drie situaties tegen:

• Het terrein ligt in of tegen een beschermd natuurgebied. Denk aan strand- en duinlocaties, evenementen in bos- of heidegebied en landgoederen. Hier wordt vrijwel altijd om een berekening gevraagd.
• Het terrein ligt op enkele kilometers afstand. Hier hangt het af van de omvang. Een klein evenement blijft doorgaans buiten beeld, een festival met tienduizenden bezoekers en een aanrijroute door het gebied niet.
• Het terrein ligt in stedelijk gebied, ver van natuur. Dan wordt er meestal niet om gevraagd. Controleer dit wel voordat u ervan uitgaat.

Vraag het na bij de gemeente voordat u een berekening bestelt. Vijf minuten bellen kan u het hele traject besparen, en wij zeggen liever dat u ons niet nodig heeft dan dat u achteraf een rapport in de la heeft liggen.

Wat wordt er precies doorgerekend?

Een evenement bestaat uit meer bronnen dan mensen vooraf denken. Deze vier vormen samen vrijwel altijd het totaal:

1. Bezoekersverkeer. Het aantal voertuigen van en naar het terrein, de route die zij rijden en de afstand die binnen het invloedsgebied valt. Bij de meeste evenementen is dit de grootste post, met afstand.
2. Aggregaten en andere verbrandingsmotoren. Podia, horeca, koeling, verlichting en beveiliging draaien vaak op dieselaggregaten. Het gaat om het vermogen, het aantal draaiuren en het bouwjaar.
3. Op- en afbouw. Kranen, heftrucks, verreikers en vrachtverkeer, soms over een periode van een week of langer. Dit deel lijkt op een bouwfaseberekening en wordt bij evenementen het vaakst vergeten.
4. Bevoorrading en leveranciers. Vrachtwagens die tijdens het evenement aan- en afrijden voor drank, afval en sanitair.

Bij een meerdaags evenement telt daarnaast het aantal dagen mee, en bij een terugkerend evenement de vraag of het als één activiteit of als losse edities wordt beoordeeld.

Waarom kost een evenement meer dan een bouwproject?

Bij een bouwproject van € 299 zijn de bronnen overzichtelijk: een beperkt aantal machines, een bekende bouwperiode en een vaste locatie. Bij een evenement moet vrijwel elke post apart worden opgebouwd. Bezoekersaantallen moeten vertaald worden naar voertuigbewegingen, aanrijroutes moeten worden uitgesplitst, en de op- en afbouw is in feite een eigen bouwfase.

Daar komt bij dat evenementenberekeningen vaker onder de loep gaan. Omwonenden en natuurorganisaties kijken juist bij dit type vergunning mee, en dat betekent dat de onderbouwing van de aannames minstens zo belangrijk is als de uitkomst zelf.

Wat kost het?

Het tarief ligt tussen € 850 en € 1.950, exclusief btw. Waar u binnen die bandbreedte valt, hangt af van het aantal bezoekers, het aantal dagen, de hoeveelheid aggregaten en de lengte van de op- en afbouwperiode. U hoort het bedrag voordat wij beginnen, niet achteraf.

En als de berekening te hoog uitkomt?

Dit is het nuttigste deel van het gesprek, en de reden om ruim op tijd te beginnen. Bij evenementen is de uitkomst namelijk opvallend goed te sturen, veel beter dan bij een bouwproject. De maatregelen die in de praktijk het meeste effect hebben:

• Netstroom in plaats van aggregaten. Een terrein met een vaste netaansluiting scheelt direct een complete bronnengroep. Op vaste evenementenlocaties is die aansluiting er vaak al.
• Parkeren op afstand met pendelbussen. Dit haalt het bezoekersverkeer weg bij het natuurgebied. Omdat bezoekersverkeer meestal de grootste post is, is dit de maatregel met het meeste effect.
• Inzetten op openbaar vervoer en fiets. Ieder voertuig dat niet rijdt, telt niet mee. Een shuttleverbinding vanaf het station is niet alleen goed voor de berekening.
• Nieuwer of elektrisch materieel bij de opbouw. Het bouwjaar en de emissieklasse van kranen en heftrucks maken een groter verschil dan het aantal uren.

Wij rekenen deze varianten graag door voordat u iets vastlegt bij leveranciers. Dan weet u welke maatregel het verschil maakt en welke vooral geld kost zonder effect.

Wanneer moet u beginnen?

Eerder dan de meeste organisatoren denken. Gemeenten hanteren voor grote evenementen doorgaans een indieningstermijn van enkele maanden vooraf, en de berekening moet bij die aanvraag zitten. Komt er iets uit dat aangepast moet worden, dan heeft u ook nog tijd nodig om dat met uw leveranciers te regelen.

Praktisch advies: laat de berekening maken zodra het draaiboek in grote lijnen staat, dus zodra u weet hoeveel bezoekers u verwacht, hoe zij komen en wat er aan techniek op het terrein staat. Wijzigt er daarna nog iets wezenlijks, dan geldt het herberekeningstarief van € 125.

Terugkerende evenementen

Organiseert u ieder jaar hetzelfde evenement op dezelfde locatie, dan hoeft het werk niet elk jaar opnieuw. Blijven de opzet, het bezoekersaantal en de locatie vergelijkbaar, dan volstaat doorgaans een herberekening op basis van de vorige editie. Wel opletten: AERIUS wordt periodiek in een nieuwe versie vastgesteld en een berekening uit een oude versie wordt daarna meestal niet meer geaccepteerd. Reken er dus op dat er wel iets moet gebeuren, maar niet dat het hele traject overnieuw moet.

Wat hebben wij van u nodig?

• de locatie van het terrein, bij voorkeur met een plattegrond of contour;
• de datum en de duur, inclusief de op- en afbouwperiode;
• het verwachte aantal bezoekers en hoe zij naar het terrein komen;
• de parkeerlocaties en de aanrijroutes;
• een overzicht van aggregaten en materieel, met vermogen en draaiuren.

Heeft u een deel daarvan nog niet, geef dan een onderbouwde inschatting. Een berekening op realistische aannames is bruikbaar en kan later worden bijgesteld.